De voorzitter opent de zitting op 22/08/2022 om 19:58.
De raad voor maatschappelijk welzijn,
Enig artikel: De raad keurt de notulen en het zittingsverslag van de openbare vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 20 juni 2022 goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn,
Het huishoudelijk reglement van de cafetaria van het Lokaal Dienstencentrum werd niet meer aangepast sinds jaren. Een aantal aanpassingen dringen zich op.
De OCMW- Raad is bevoegd voor de goedkeuring van de interne reglementen.
Voor de transparantie naar de gebruikers en de vrijwilligers is het nuttig dit reglement uit te hangen in het lokaal dienstencentrum.
Enig artikel: Keurt het huishoudelijk reglement van het lokaal dienstencentrum de Boomgaard zoals opgenomen in bijlage, goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn,
Het lokaal bestuur is voor al haar aanbestedingen van werken, leveringen en diensten (overheidsopdrachten) onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Dit betekent dat zij bij al haar overheidsopdrachten het mededingingsprincipe (marktconsultatie) moet toepassen, het gelijkheidsbeginsel dient in acht te nemen en de gepaste plaatsingsprocedure dient te volgen.
Decretaal is de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van de overheidsopdrachten. Het vast bureau is bevoegd voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdracht.
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in haar delegatie besluit van 17 december 2019 inzake de vaststelling van het begrip “dagelijks bestuur” voorts bepaalt dat het vast bureau ook bevoegd is voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van de overheidsopdracht:
voor de beheersdaden met financiële impact die geboekt worden op het exploitatiebudget en waarvan de financiële verbintenissen resulteren in een uitgaande netto kasstroom die niet hoger is dan het drempelbedrag voor het plaatsen van een overheidsopdracht met Europese bekendmaking zoals bedoeld in artikel 11 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (heden € 5.382.000 voor werken en € 215.000 voor leveringen en diensten);
voor de beheersdaden met financiële impact die geboekt worden op het investeringsbudget voor zover deze investeringen in normale omstandigheden binnen hetzelfde financieel boekjaar gerealiseerd of geleverd worden en waarvan de financiële verbintenissen resulteren in een uitgaande netto kasstroom die niet hoger is dan het drempelbedrag voor het plaatsen van een overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bedoeld in artikel 42, §1, 1°a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (heden € 140.000);
Vele overheidsopdrachten in het OCMW komen tot stand via een aanvaarde factuur, omdat het gaat om een overheidsopdracht van beperkte waarde. De geraamde waarde van de overheidsopdracht ligt namelijk lager dan € 30.000 exclusief btw. In deze gevallen dient geen formele plaatsingsprocedure gevolgd te worden. Een eenvoudige marktconsultatie/prijsvraag volstaat.
De interne aankoopprocedure die werd vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn dd. 16 maart 2020 was strenger in die zin dat voor de aanbesteding van werken, leveringen of diensten die meer bedragen dan 15.000 euro exclusief btw het voeren van een formele overheidsopdracht verplicht was. Enkel aanbestedingen tot 15.000 euro exclusief btw konden via een bestelbon geplaatst worden.
Om flexibeler en vooral sneller te kunnen werken is het aangewezen om de drempel om gebruik te maken van de bestelbonprocedure te verhogen van 15.000 naar 30.000 euro exclusief btw. Een formele overheidsopdracht (opmaak bestek, publicatie en dergelijke meer) is dan verplicht vanaf een raming boven de 30.000 euro exclusief btw.
Enig artikel: De aankoopprocedure die werd vastgesteld op 16 maart 2020 wordt als volgt aangepast (wijziging in het vet):
De raad voor maatschappelijk welzijn,
Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2. de wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt.
Beheersen wil zeggen: sturing geven en onder controle hebben. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen en de dingen juist doen. Deze beheersing situeert zich zowel op het globale niveau van de organisatie, als op dienstniveau en op procesniveau.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 217-22
Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur
Auditdecreet van 5 juli 2013
Besluit Raad voor Maatschappelijk welzijn van 16 mei 2022 houdende de vaststelling van een nieuw kader voor interne organisatiebeheersing
Overeenkomstig artikel 219 staat de algemeen directeur in voor de organisatie en de werking van het organisatiebeheerssysteem; hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau en aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.
Organisatiebeheersing een continu en dynamisch proces.
De rapportering 2022 in bijlage geeft een stand van zaken bij geformuleerde actieplannen die werden geïntegreerd in de BBC meerjarenplanning 2019-2025
In parallel worden er actieplannen geformuleerd en/of hernomen op basis van een nieuwe zelfevaluatie uitgevoerd in mei 2022 door de 4 clustervergaderingen binnen de organisatie (publieke ruimte, leven en beleven, zorg en interne zaken). Over deze actieplannen zal de volgende 3 dienstjaren gerapporteerd worden in functie van de organisatiebeheersing.
Artikel 1: Neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing 2022 in bijlage
Artikel 2: Neemt kennis van de tussentijdse zelfevaluatie 2022 in bijlage
Artikel 3: Valideert de actieplannen in bijlage die voortvloeien uit de zelfevaluatie 2022 en waarover de volgende dienstjaren gerapporteerd zal worden aan de beleidsorganen.
De raad voor maatschappelijk welzijn,
De cluster zorg bestaat uit de activiteiten die vertrekken vanuit de site zorg (Zoniënwoudlaan 68). Op de site zelf zijn er ongeveer 180 bewoners. De cluster bestaat uit 160 vaste medewerkers (uitgebreid met studenten en stagiairs) verspreid over verschillende activiteitsdomeinen die in keten werken: Lokaal dienstencentrum (vrijwilligerswerk, activiteiten, ontmoetingsplek, baden, vervoer), klusjesdienst, poetsdienst (met oog op zorg), gezinszorg, assistentiewoningen en het woonzorgcentrum.
De cluster zorg is op zoek naar werkbare oplossingen waarbij kwalitatieve woon, zorg en leven aangeboden wordt op een evenwichtige wijze met het oog op tevredenheid bij de betrokken personen.
De operationele visie als bijlage schetst een, niet limitatief, werkkader waarbinnen de cluster wenst te evolueren de komende jaren.
Enig artikel: Valideert de operationele visie van de cluster zorg zoals geformuleerd in bijlage aangevuld met het volgende:
- Toevoegen aan eerste paragraaf: op de zorgsite is er ook een grote aanwezigheid van sociale appartementen die een impact heeft op de werking van diensten binnen de cluster.
- bij WZC 'verschuiving van de logistieke functies naar de zorg' vermelden dat er grote openheid blijft bestaan in functie van beschikbare subsidies en gewenste realiteiten op de werkvloer.
De raad voor maatschappelijk welzijn,
Sociale dienst: de voorzitter geeft een stand van zaken over de opvang van Oekraïense vluchtelingen.
De voorzitter sluit de zitting op 22/08/2022 om 21:57.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Bart DEVISCH
algemeen directeur
Anne TROUSSEL
voorzitter