Notulen  gemeenteraad

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

Overwegende dat:

• onze gemeente deel uitmaakt van het arrondissement Halle-Vilvoorde die een toenemende stedelijke druk vanuit Brussel ervaart en zijn bevolking ziet toenemen
• de stedelijke druk gaat gepaard met (bijkomende) criminele fenomenen, problemen van openbare orde, handhaving en gerechtelijke opvolging
• de criminaliteitsgegevens en de huidige demografische evoluties in de regio de vraag naar kwalitatieve politiezorg spectaculair doet toenemen
• al in 2019 er vanuit de burgemeesters van Halle-Vilvoorde duidelijke signalen werden gegeven aan de hogere overheden over het tekort aan politieambtenaren en hoofdinspecteurs in de politiezones van Halle-Vilvoorde
• in Halle-Vilvoorde de personeelstekorten vastgesteld worden op alle aspecten van het politiewerk, o.a. ook bij de federale diensten ‘verkeer’ en bij interventie-eenheden
• de vooruitzichten op de korte en op de middellange termijn bijzonder onrustwekkend zijn voor onze regio: er is een grote uitstroom van politieambtenaren te verwachten die onvoldoende gecompenseerd worden door nieuwe instroom
• deze tekorten een steeds grotere impact hebben en zullen hebben op de werking en de kwaliteit van de dienstverlening binnen onze politiezone en de andere zones van het arrondissement Halle-Vilvoorde
• het tekort aan politieambtenaren ook bij de federale korpsen van Halle-Vilvoorde een probleem is
• een aantal korpsen genoodzaakt zijn om politiekantoren ‘s nachts niet langer te bemannen, of nachtpatrouilles hebben moeten verminderen, of bepaalde basispolitietaken niet langer opnemen

Motivering

Gelet op:

• het feit dat alle 13 politiekorpschefs van de Halle-Vilvoordse politiezones middels een open brief aan de overheden de alarmbel luiden over de veiligheidstoestand in Halle-Vilvoorde en aandringen dringende actie om structurele uitdagingen voor de politiezones uit Halle-Vilvoorde aan te pakken.
• het feit dat onze gemeente ‘veiligheid’ en politieondersteuning voor haar inwoners uitermate belangrijk vindt
• het feit dat de politiezones van Halle-Vilvoorde lagere federale dotaties ontvangen voor de organisatie van de lokale politie in vergelijking met andere politiezones
• het feit dat de werkwijze voor zogenaamde ‘mobiliteiten’ erg nadelig is voor de korpsen van Halle-Vilvoorde aangezien ze door hun lokalisatie sneller ingeschakeld worden voor federale opdrachten
• de diverse Brusselse premies die een aanzienlijk concurrentieel nadeel opleveren voor onze korpsen

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2. de wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt.

Beheersen wil zeggen: sturing geven en onder controle hebben. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen en de dingen juist doen. Deze beheersing situeert zich zowel op het globale niveau van de organisatie, als op dienstniveau en op procesniveau.

Juridische grond

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 217-22
Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur
Auditdecreet van 5 juli 2013
Gemeenteraadsbesluit van 19 december 2017 houdende de vaststelling van een nieuw kader voor interne organisatiebeheersing
Besluit Raad voor Maatschappelijk welzijn van 16 mei 2022 houdende de vaststelling van een nieuw kader voor interne organisatiebeheersing

Advies

 

Motivering

Overeenkomstig artikel 219 staat de algemeen directeur in voor de organisatie en de werking van het organisatiebeheerssysteem; hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau en aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.

Organisatiebeheersing een continu en dynamisch proces.

De gemeenteraad heeft op 17 december 2019 kennisgenomen van het rapport ‘organisatiebeheersing 2018 -2019 – interne omgevingsanalyse op  basis van de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen aangevuld met actieplannen’.

De rapportering 2022 geeft een finale stand van zaken bij de geformuleerde actieplannen.

In parallel worden er actieplannen geformuleerd en/of hernomen op basis van een nieuwe zelfevaluatie uitgevoerd in mei 2022 door de 4 clustervergaderingen binnen de organisatie (publieke ruimte, leven en beleven, zorg en interne zaken). Over deze actieplannen zal de volgende 3 dienstjaren gerapporteerd worden in functie van de organisatiebeheersing.

Het eindrapport 1906 012 van de thema-audit sportinfrastructuur bij de gemeente Sint-Genesius-Rode van 5 juli 2019 en waarvan de gemeenteraad op 8 augustus 2019 heeft kennisgenomen bevat ook een aantal actieplannen waarover een stand van zaken wordt gegeven bij deze rapportering 2022.

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

Actueel wordt het ingezamelde te verbranden huisvuil (restfractie en grof vuil) van de gemeente overgeslagen op Amacro in Lot en verwerkt binnen het contract VLABRAVER (afvoer naar Indaver).

Destijds werd de overeenkomst op provinciaal niveau onderhandeld waarbij Haviland (thans Intradura) de gemeente heeft vertegenwoordigd. Op de kosten voor verwerking van de ingezamelde afvalstoffen wordt een administratieve kost gerekend. Deze overeenkomst loopt af per 30/6/2023 zodat hiervoor verdere actie geboden is.

Hoewel er voor de gemeente meerdere theoretische opties voorliggen is de meest evidente oplossing, dit op basis van de kortste afstand van inzameling naar overslagstation, een duurzame regeling met Intradura na te streven en de overige oplossingen (beroep doen op of partiële toetreding in een andere intercommunale, beroep doen op de THV hetzij zelf een aanbesteding uit te schrijven) pas te weerhouden indien met Intradura geen passende regeling zou kunnen worden getroffen.

Juridische grond

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (KB plaatsing).

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (KB uitvoering).

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.

Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 56§4.

Besluit schepencollege van 28 april 2022 houdende de goedkeuring in hoogdringendheid van het bestek EW-02-277 verbrandingsrechten (selectieleidraad) en aanduiding van Ecowerf als aankoopcentrale.

Gemeenteraadsbesluit d.d. 31 mei 2022 waarbij bovenvermeld besluit van het schepencollege werd bekrachtigd.

Besluit schepencollege van 16 juni 2022 houdende de goedkeuring in hoogdringendheid van het bestek EW-02-277 verbrandingsrechten (gunningsleidraad).

Advies

De milieucommissie werd op 17 mei 2022 geïnformeerd over het dossier van de verbrandingsrechten en de algemene principes van de aankoopcentrale.

Financiële impact/budget

BBC Meerjarenplanning 2020-2025.

De kostprijs voor de logistiek en verwerking van restafval en grof vuil bedraagt momenteel +/- 550.000 per jaar.

Motivering

Sint-Genesius-Rode is mede-opdrachtnemer van een occasionele gezamenlijke opdracht in de zin van art. 47 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Het intergemeentelijk milieubedrijf Ecowerf werd door het schepencollege van 28 april 2022 aangesteld als aankoopcentrale voor het dossier van de verwerking en logistiek van huisvuil en grof vuil (overslag, transport en verbranding).

Daartoe werden 2 percelen ‘Sint-Genesius-Rode’ toegevoegd aan het de selectieleidraad:

- Restafval: +/- 2.700 ton op jaarbasis > overslag, afvoer en verwerking

- Grof vuil: +/- 300 ton op jaarbasis > overslag, afvoer en verwerking

Op macro-niveau betreft dit een relatief kleine hoeveelheid restafval en grof vuil. Zowel voor de logistiek (overslag) als voor de verwerking is het aangewezen dat Sint-Genesius-Rode de gevraagde dienstverlening koppelt aan een groter geheel.

In een eerste fase werd de selectieleidraad goedgekeurd door de verschillende deelnemers van de aankoopcentrale, waaronder de gemeente Sint-Genesius-Rode. In een tweede fase dient het gunningsbestek voor de verwerking en logistiek van huisvuil en grof vuil gevalideerd te worden. Dit deel heeft betrekking de regeling van de gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemers zijn aangesteld. Op basis van dit gunningsbestek dat op 9 juni 2022 door de intercommunale Intradura werd overgemaakt aan het gemeentebestuur, zullen voor elk perceel de offertes worden beoordeeld en zal voor elk perceel de economisch meest voordelige offerte worden bepaald.

Om de ecologische duurzaamheid (effecten op milieu en klimaat) van het verwerkingsproces te kunnen inschatten werden in het gunningsbestek (bijlage C) een aantal duurzaamheidscriteria vastgelegd. Zo wordt er gekeken naar hoe optimaal en milieu/klimaat efficiënt het transport verloopt o.a. aan de hand van de af te leggen kilometers, welke transportmodi er ingezet worden (minimum Euro VI voertuigen) en het engagement ten opzichte van minder belastende vormen van transport zoals water- of treintransport.  Anderzijds wordt er een inschatting gemaakt van de milieu/klimaat belasting van de verwerking zelf aan de hand van de energie-efficiënte, -zuinigheid en/of het gebruik van klimaatvriendelijke energievormen, …  Aan de hand van de reductiegraad wordt er een inschatting gemaakt van de performantie van het proces binnen een circulaire en duurzame economie die gericht is op een toenemend hergebruik en hoogwaardige recyclage.

Vooropgestelde timing in dit dossier:

16/5/2022 - Start selectiefase

Juni 2022 - goedkeuring kandidaten + goedkeuring gunningsbestek

22/06/2022 – bekendmaking bestek

September 2022 – onderhandelingen

Oktober 2022 – besluitvorming

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

De heer Van de Ven Chris, wonende te 3140 Keerbergen, Nindsebaan 41 en de NV Evillas, met zetel te 1600  Sint-Pieters-Leeuw, Huysegomstraat 6 (vertegenwoordigd en bijgestaan door Meester Konstantijn Roelandt, met kantoor te 2221 Heist-op-den-Berg, Dorpsstraat 91) dienden op 20 januari 2021 met een aangetekende brief beroep in bij de Vlaamse Regering om het besluit van de gemeenteraad van Sint-Genesius-Rode dd. 28 september 2021 de vernietigen. 

In dit besluit werd o.a. het volgende beslist:

Art.1: Het verzoek horende bij de omgevingsvergunning OMV_20211008408 om (een deel van) Buurtweg nr. 92 op te heffen kan niet ingewilligd worden.

Art.2: De gemeentelijke administratie zal de acties (en verantwoordelijken) om de integrale weg terug in gebruik te nemen in detail oplijsten en voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen samen met de oplijsting van de mogelijkheden om de tegenstrijdigheid in het RUP op te heffen.

 

In het Ministerieel besluit van 26 april 2022 wordt beslist dat het beroep gegrond is en dat het omstreden gemeenteraadsbesluit wordt vernietigd.

Juridische grond

Besluit van de Vlaamse Regering van 27 november 2015 tot uitvoering van het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning. Dit besluit trad in werking op 23 februari 2017.

 

Amendementen

Gehoord het voorstel van amendement geformuleerd door de voorzitter om een vernietigingsberoep tegen de beslissing van de minister in te stellen bij de Raad van State, gelet op de scherpe bewoordingen die de minister hanteert die niet stroken met de werkelijkheid. Voorgesteld wordt om hiertoe een artikel 3 toe te voegen aan het besluit waarbij Mr. Barteld Schutyser, Eubelius advocaten, Louizalaan 99 te 1050 Brussel aangesteld wordt om beroep in te dienen bij de Raad van State en hem in deze procedure te machtigen om de belangen van het gemeentebestuur te verdedigen.

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van de jaarrekening van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (DLB, art. 41 3°).

De jaarrekening van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn over het boekjaar 2021 vormt een geïntegreerd geheel en wordt op zijn minst veertien dagen voor de vergadering waarop het wordt besproken aan ieder lid van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van de jaarrekening. Nadat de raden zo de jaarrekening elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt de jaarrekening in zijn geheel geacht definitief te zijn vastgesteld (artikel 249 DLB).

Juridische grond

• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
• Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Motivering

De financiële dienst heeft onder leiding van de financieel directeur het ontwerp van jaarrekening met betrekking tot het boekjaar 2021 opgemaakt. Het ontwerp van de jaarrekening omvat de beleidsevaluatie, de financiële nota, de toelichting bij de financiële nota, de bijlagen en het boekjaar 2021 in grafiek. De controle en afsluiting van de boekhouding gebeurde dit jaar door een consultant van Q&A voor zowel de gemeente als het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. De jaarrekening 2021 werd op vrijdag 3 juni 2022 digitaal ter beschikking gesteld van alle raadsleden via het notuleringspakket Echo. Het managementteam en het overlegcomité hebben op respectievelijk 10 en 13 juni kennis genomen van het ontwerp van jaarrekening 2021 met betrekking tot het boekjaar 2021.

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

Het centraal kerkbestuur heeft op 1 april 2022 de jaarrekeningen met het betrekking tot het boekjaar 2021 van de drie kerkfabrieken gecoördineerd ingediend bij de gemeente. De jaarrekeningen 2021 van de kerkfabrieken Sint-Genesius, O-L-V Oorzaak onzer Blijdschap en Sint-Barbara zijn onderworpen aan het advies van de gemeenteraad en aan de goedkeuring van de Provinciegouverneur.

Juridische grond

• Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, gewijzigd bij decreet van 6 juli 2012.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten, gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 5 september 2008 en 14 december 2012.
• Ministerieel besluit van 27 november 2006 tot vaststelling van de modellen van de boekhouding van de besturen van de eredienst.
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Advies

De gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant heeft de vorige jaarrekening (boekjaar 2020) van elke kerkfabriek vastgesteld en goedgekeurd op 15 juni 2021.

Motivering

De financieel directeur heeft de rekening 2021 van elke kerkfabriek nagezien en formuleert geen opmerkingen noch voorbehoud in zijn nota van 13 juni 2022 in bijlage (memo 122 22 FD TVH).

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

De gemeente is voor al haar aanbestedingen van werken, leveringen en diensten (overheidsopdrachten) onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Dit betekent dat zij bij al haar overheidsopdrachten het mededingingsprincipe (marktconsultatie) moet toepassen, het gelijkheidsbeginsel dient in acht te nemen en de gepaste plaatsingsprocedure dient te volgen.

Decretaal is de gemeenteraad bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van de overheidsopdrachten. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdracht.

De gemeenteraad heeft in haar delegatie besluit van 17 december 2019 inzake de vaststelling van het begrip “dagelijks bestuur” voorts bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen ook bevoegd is voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van de overheidsopdracht:

• voor de beheersdaden met financiële impact die geboekt worden op het exploitatiebudget en waarvan de financiële verbintenissen resulteren in een uitgaande netto kasstroom die niet hoger is dan het drempelbedrag voor het plaatsen van een overheidsopdracht met Europese bekendmaking zoals bedoeld in artikel 11 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (heden € 5.382.000 voor werken en € 215.000 voor leveringen en diensten);

• voor de beheersdaden met financiële impact die geboekt worden op het investeringsbudget voor zover deze investeringen in normale omstandigheden binnen hetzelfde financieel boekjaar gerealiseerd of geleverd worden en waarvan de financiële verbintenissen resulteren in een uitgaande netto kasstroom die niet hoger is dan het drempelbedrag voor het plaatsen van een overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bedoeld in artikel 42, §1, 1°a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten(heden € 140.000€);

• het aanstellen van derde overheden (OCMW-bestuur, andere besturen,…) voor gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales in de zin van artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en voor occasionele gezamenlijke opdrachten in de zin van artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

Juridische grond

• Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
• Besluit van de gemeenteraad van 17 december 2020 betreffende de vaststelling van de begrippen dagelijks bestuur en dagelijks personeelsbeheer.

Motivering

Vele overheidsopdrachten in de gemeente komen tot stand via een aanvaarde factuur, omdat het gaat om een overheidsopdracht van beperkte waarde. De geraamde waarde van de overheidsopdracht ligt namelijk lager dan € 30.000 exclusief btw. In deze gevallen dient geen formele plaatsingsprocedure gevolgd te worden. Een eenvoudige marktconsultatie/prijsvraag volstaat.

De interne aankoopprocedure die werd vastgesteld door de gemeenteraad dd. 13 mei 2020 was strenger in die zin dat voor de aanbesteding van werken, leveringen of diensten die meer bedragen dan 15.000 euro exclusief btw het voeren van een formele overheidsopdracht verplicht was. Enkel aanbestedingen tot 15.000 euro exclusief btw konden via een bestelbon geplaatst worden.

Om flexibeler en vooral sneller te kunnen werken is het aangewezen om de drempel om gebruik te maken van de bestelbonprocedure te verhogen van 15.000 naar 30.000 euro exclusief btw. Een formele overheidsopdracht via de aankoopdienst (opmaak bestek, publicatie en dergelijke meer) is dan verplicht vanaf een raming boven de 30.000 euro exclusief btw.

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

Elke school beschikt over een schoolreglement dat de verhouding tussen het schoolbestuur, de ouders en leerlingen regelt. Naast het pedagogisch project van de school bevat het belangrijke informatie over de schoolorganisatie en een aantal praktische afspraken.

Juridische grond

- Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, artikelen 27,28,33,37,54 en 172 quinquies ;

- Het decreet betreffende de leerlingenbegeleiding in het basisonderwijs, het secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding van 18 april 2018;

- Omzendbrief BaO 2002/07 informatie bij de eerste inschrijving en schoolreglement;

- Omzendbrief BaO 2009/02 betreffende de engagementsverklaring in het basisonderwijs.

Amendementen

 

Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Gehoord het voorstel geformuleerd door de voorzitter om de aangepaste ingekorte versie van het schoolreglement in bijlage te laten goedkeuren.

Deze ingekorte versie werd gunstig geadviseerd door de schoolraad d.d. 27/06/2022.

De gemeenteraad,

Voorgeschiedenis, feiten, context

Elke school beschikt over een schoolreglement dat de verhouding tussen het schoolbestuur, de ouders en leerlingen regelt. Naast het pedagogisch project van de school bevat het belangrijke informatie over de schoolorganisatie en een aantal praktische afspraken.

Juridische grond

- Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, artikelen 27,28,33,37,54 en 172 quinquies ;

- Het decreet betreffende de leerlingenbegeleiding in het basisonderwijs, het secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding van 18 april 2018;

- Omzendbrief BaO 2002/07 informatie bij de eerste inschrijving en schoolreglement;

- Omzendbrief BaO 2009/02 betreffende de engagementsverklaring in het basisonderwijs.